Nachweisgesetz: Novellierung betrifft auch die betriebliche Altersversorgung

(September 2022) Das seit 1995 geltende Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, ihre Beschäftigten innerhalb bestimmter Fristen über die wesentlichen Arbeitsbedingungen zu informieren. Zum 1. August traten Änderungen in Kraft, die auch die betriebliche Altersversorgung (bAV) betreffen. Darauf weist die SIGNAL IDUNA Gruppe hin.

Die betriebliche Altersversorgung gehört grundsätzlich zu den Informationen, die Beschäftigte laut Nachweisgesetz schriftlich erhalten müssen. Hierfür sieht der Gesetzgeber ausdrücklich die Papierform von. Der Arbeitgeber muss diese Information eigenhändig unterschreiben. Ein Faksimile oder eine elektronische Unterschrift sind ungültig. Genauso ist es nicht zulässig, die Information elektronisch zu übermitteln, beispielsweise per E-Mail. Wer dies nicht beherzigt, riskiert seit 1. August ein Bußgeld von 2.000 Euro – pro Beschäftigtem. Ist die bAV tarifvertraglich oder über eine Betriebsvereinbarung geregelt, reicht es allerdings aus, auf diese Regelungen hinzuweisen. Doch muss auch dies schriftlich erfolgen.

Vor dem Hintergrund, dass die Prozesse in der bAV sowohl auf Anbieter- als auch auf Betriebsseite zunehmend digitalisiert sind, gibt es eine prinzipiell erfreuliche Nachricht. Laut Bundesarbeitsministerium können Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltumwandlung die Information auch digital an den Mitarbeitenden übermitteln. Dies geschieht in der Regel als arbeitsrechtliche Vereinbarung oder über eine entsprechende Versorgungsordnung. Und das, ohne gegen das Nachweisgesetz zu verstoßen.

Es gibt dabei jedoch den sprichwörtlichen Wermutstropfen, der diese Erleichterung weitgehend wieder aushebelt. Im Konfliktfall bleibt erstens das Nachweisgesetz entscheidend. Zweitens betrifft die Klarstellung des Bundesarbeitsministeriums nur die reine Entgeltumwandlung. Sobald ein Arbeitgeberbeitrag zur bAV gezahlt wird, muss der Arbeitgeber zwingend die im Gesetz geforderte Schriftform einhalten. Dies gilt wohl auch für den seit Januar 2022 umfassend vorgeschriebenen Arbeitgeberzuschuss. Dieser ist obligatorisch, wenn der Betrieb eine bAV via Direktversicherung, Pensionskasse oder -fonds anbietet, deren Beiträge die Beschäftigten mittels Entgeltumwandlung finanzieren.

Daher empfiehlt SIGNAL IDUNA Arbeitgebern, die arbeitsrechtlichen Vereinbarungen immer auch schriftlich auszuhändigen. Selbst dann, wenn die bAV über Entgeltumwandlung inklusive Arbeitgeberzuschuss finanziert wird.